Reseña Histórica de Los Fondos de Empleados
Ante esta situación, se buscó incorporarlos dentro del derecho colombiano y en especial dentro de la legislación laboral, facilitando sus actividades de ahorro, crédito, recreación, etc., sin que ello entorpeciera la facilidad de constitución de estas entidades.
Los Fondos de Empleados fueron catalogados como “formas no convencionales de cooperación” para la Organización Internacional del Trabajo O.I.T., según estudio realizado en 1967. En Colombia se tiene referencia de los primeros Fondos de Empleados en la década de los años 30 y surgieron a partir de los intereses básicos de los estamentos institucionales.
Reseña Histórica de Los Fondos de Empleados
Los Fondos de Empleados son empresas asociativas de derecho privado, sin ánimo de lucro constituidas por trabajadores que independientemente de la forma de vinculación, prestan sus servicios a empresas públicas o privadas. El estatuto de cada organización determina las condiciones del vínculo de asociación.
Los Fondos de Empleados en desarrollo de su objeto social están obligados al cumplimiento y guarda de una serie de normas, las cuales se clasifican de acuerdo a su fuerza jerárquica, a saber:
La máxima norma es la Constitución Política, a partir de la cual se desprenden en forma descendente las normas generales hasta llegar a las específicas de los Fondos de Empleados, todas las cuales deben analizarse en forma integral, siendo algunas de ellas:
Constitución de un Fondo de Empleados
De acuerdo con las disposiciones legales vigentes para constituir un fondo de empleados se debe cumplir previamente con los siguientes requisitos:
- Conformación del grupo de trabajadores fundadores (mínimo 10)
- Capacitación del grupo de trabajadores fundadores, como mínimo 20 horas en economía solidaria, debidamente certificadas por entidades acreditadas por la Unidad Solidaria.
- Redacción del proyecto de estatuto, de acuerdo con las estipulaciones señaladas en la normatividad vigente para Fondos de Empleados y las que caractericen en forma particular el que se pretende constituir.
- Asamblea de constitución, la cual se podrá formalizar en documento privado o público, que consta en acta firmada por todos los asociados fundadores, donde se consagran:
Una vez se ha realizado la asamblea de constitución, se debe elaborar el acta correspondiente y con los siguientes documentos debe registrarse ante la Cámara de Comercio del domicilio principal del Fondo de Empleados:
- Acta de Constitución, con anotación de sus nombres, documento de identificación, lugar de expedición y domicilio, con firma autenticada del presidente y secretario de la asamblea de constitución en notaría.
- Cartas de aceptación de cargos.
- Estatuto aprobado con indicación de la fecha de constitución.
- Constancia de pago de los aportes sociales mínimos no reducibles, expedida por el Representante Legal.
- Certificación expedida por entidad autorizada por la Unidad Solidaria, acreditando la educación solidaria por parte de los fundadores, con una intensidad no inferior a 20 horas.
- Constancia suscrita por el Representante Legal, donde manifieste haber cumplido las normas especiales que regulan la entidad constituida.
- Fotocopia de la Cedula de ciudadanía del representante legal y de los asociados fundadores.
- Fotocopia de un recibo de algunos de los servicios públicos de la oficina donde funcionara el Fondo de Empleados.
- Obtención del RUT en la DIAN (Se obtiene al momento del registro en la Cámara de Comercio)
Una vez se obtiene el registro ante la Cámara de Comercio con el Rut y Nit del Fondo de Empleados que se crea, se deberá enviar dentro de los 10 días hábiles siguientes a la Superintendencia de la Economía Solidaria para control de legalidad, la siguiente documentación:
- Formato de solicitud de trámites. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co
- Certificado del pago de los aportes sociales mínimos no reductibles expedido por el representante legal.
- Acta de la asamblea de constitución, que contenga lo establecido en el artículo 5 del Decreto 1481 de 1989.
- Estatuto aprobado, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, firmado por el presidente y secretario de la asamblea, indicando la fecha de aprobación del mismo.
- Certificación expedida por la Unidad Solidaria, mediante la cual se acredite la educación en economía solidaria de los fundadores con una intensidad no inferior a veinte (20) horas, según corresponda.
- Cartas de aceptación de cargos.
- Estatuto aprobado con indicación de la fecha de constitución.
- Constancia de pago de los aportes sociales mínimos no reducibles, expedida por el Representante Legal.
- Certificación expedida por entidad autorizada por la Unidad Solidaria, acreditando la educación solidaria por parte de los fundadores, con una intensidad no inferior a 20 horas.
- Constancia suscrita por el Representante Legal, donde manifieste haber cumplido las normas especiales que regulan la entidad constituida.
- Fotocopia de la Cedula de ciudadanía del representante legal y de los asociados fundadores.
- Fotocopia de un recibo de algunos de los servicios públicos de la oficina donde funcionara el Fondo de Empleados.
- Obtención del RUT en la DIAN (Se obtiene al momento del registro en la Cámara de Comercio)
Vínculo de Asociación
(Decreto Ley 1481 de 1989 modificado por la Ley 1391 de 2010, Artículo 4 y Artículo 10)
Los Fondos de Empleados por regla general podrán ser constituidos por trabajadores dependientes, trabajadores asociados o por servidores públicos. Sin embargo, la Ley 1391 de 2010 aclara que podrán ser asociados las personas que presten sus servicios directamente a las empresas que indique el estatuto de cada entidad, independientemente de la forma de vinculación.
De igual forma podrán ser asociados los trabajadores dependientes del Fondo de Empleados y por excepción los extrabajadores y los pensionados podrán mantener o continuar en la calidad de asociado siempre que el estatuto contemple en forma inequívoca tal situación, en el caso de los pensionados, éstos podrán continuar si son asociados al momento de pensionarse.
Pérdida de la Calidad de Asociado
(Decreto Ley 1481 de 1989, Artículo 13)
Es importante tener en cuenta que, si estando en la calidad de asociado pensionado o de asociado ex trabajador y se desvincula del Fondo de Empleados, no podrá regresar como asociado, salvo que acredite cumplir con la calidad de trabajador de la empresa que indica el estatuto.
Derechos y Deberes de los Asociados
Derechos (Decreto ley 1481 de 1989, Artículo 11)
- Utilizar o recibir los servicios que preste el Fondo de Empleados.
- Participar en las actividades del fondo y en su administración mediante el desempeño de cargos sociales.
- Ser informados de la gestión del fondo, de conformidad con lo establecido estatutariamente.
- Ser informados de manera oportuna sobre las decisiones tomadas en la asamblea.
- Ser informados junto con la convocatoria a la asamblea sobre los requisitos para la postulación a los cuerpos colegiados.
- Ejercer actos de decisión en las Asambleas Generales y de elección en éstas, en la forma y oportunidad previstas en los estatutos y reglamentos.
- Fiscalizar la gestión del Fondo de Empleados.
- Retirarse voluntariamente del Fondo de Empleados.
Deberes (Decreto ley 1481 de 1989, Artículo 12)
- Adquirir conocimiento sobre los objetivos, características y funcionamiento de los Fondos de Empleados en general y del fondo al que pertenecen en particular.
- Comportarse con espíritu solidario frente al Fondo de Empleados y sus asociados.
- Acatar las normas estatutarias y las decisiones tomadas por la Asamblea General y los órganos Directivos y de Control
- Cumplir oportunamente las obligaciones de carácter económico y demás derivadas de su asociación al fondo.
- Abstenerse de efectuar actos que afecten la estabilidad económica o el prestigio social del Fondo de Empleados.
- Actualizar ante el Fondo de Empleados los datos personales una vez al año.
Servicios en los Fondos de Empleados
Garantías
Teniendo en cuenta que los recursos económicos, es decir el dinero que se presta a los asociados, es de propiedad de cada uno de los asociados, que mientras permanecen como asociados, están transitoriamente disponibles en la persona jurídica llamada fondo de empleados, es necesario tomar todas las medidas necesarias, para garantizar que el asociado deudor, atienda adecuadamente el pago de esa obligación, y es para ello que se exigen unas garantías que en la medida de lo posible garanticen el pago de la obligación.
Recordemos que los aportes sociales y los ahorros permanentes son la primera garantía sobre los créditos del asociado, por lo tanto, son “Garantía Prendaria”.
Relaciones con la Entidad Empleadora
De los resultados y análisis de cifras del sector, se puede colegir el impacto que han tenido los Fondos de Empleados en el mejoramiento de la relación laboral, empleador – trabajador, ya que, en muchos eventos, los programas de bienestar social que desarrolla la empresa han sido asumidos parcial o totalmente por el Fondo de Empleados.
Igualmente, asignación en comisión de personal de trabajadores, donación de acciones o cuotas sociales de la misma empresa para hacer partícipe al Fondo de Empleados de la gestión y utilidades de la entidad empleadora. La ley determina que todas las sumas con las cuales se auxilie o subvencione a los Fondos de Empleados, y que beneficie directa o indirectamente a sus trabajadores, no constituirán salarios ni se computarán para la liquidación de las prestaciones sociales, salvo que, por pactos o convenciones colectivas, esté establecido o llegare a establecer lo contrario.
NIIF
La aprobación de las políticas contables y de su manual, es de la Junta Directiva del Fondo de Empleados.
Estructura Organizacional
La estructura organizacional del Fondo de Empleados está ligada a los principios de la Economía Solidaria, la cual se caracteriza por lograr una administración eficiente, en tanto que tiene que ser participativa, autogestionaria y emprendedora.
Órganos de Administración
Los órganos de administración en el Fondo de Empleados son: la Asamblea General, la Junta Directiva y la Gerencia.
Asamblea General
La Asamblea General es el órgano máximo de administración del Fondo de Empleados, sus decisiones son obligatorias para todos los asociados, siempre que se adopten dentro de las normas legales, estatutarias y reglamentarias, las asambleas pueden ser Ordinarias y Extraordinarias.
Funciones
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 28 del Decreto Ley 1481 de 1989 modificado por la Ley 1391 de 2010, son funciones de la Asamblea General:
- Determinar las directrices generales del fondo de empleados.
- Analizar los informes de los órganos de administración y vigilancia.
- Considerar y aprobar o improbar los estados financieros de fin de ejercicio.
- Destinar los excedentes y fijar los montos de los aportes y de los ahorros obligatorios con sujeción a este Decreto y a los estatutos, y establecer aportes extraordinarios.
- Elegir o declarar electos los miembros de junta directiva, del comité de control social y el revisor fiscal. De igual forma deberá nombrar a los miembros del Comité de Apelaciones si el estatuto así lo indica
- Aprobar los programas que se desarrollen a través del fondo de desarrollo empresarial solidario.
- Reformar el estatuto
- Decidir la fusión, incorporación, escisión, transformación y liquidación del fondo de empleados.
- Las demás que le señale las normas legales y los estatutos.
Junta Directiva
Es el organismo de administración permanente que depende de las políticas directrices fijadas por la Asamblea General, de la cual provienen sus poderes y cuyo mandato debe ejecutar.
La Junta Directiva debe estar constituida por asociados comprometidos, con alto sentido ético, formación y conocimiento en el campo solidario, empresarial y financiero, en el número de miembros principales y suplentes que indique el estatuto de cada Fondo de Empleados.
Funciones
Dentro de las funciones generales podemos enunciar
- Cumplir con las políticas y directrices fijadas por la Asamblea General.
- Elaborar un plan de desarrollo, diseñando metas, estrategias y programas.
- Elaborar el Proyecto Educativo Social y empresarial PESEM.
- Seleccionar la persona que ejercerá el cargo de Representante Legal o Gerente, tanto en principal como en suplente.
- Aprobar la planta de personal y su remuneración.
- Convocar a Asambleas Generales ordinarias y extraordinarias.
- Examinar y verificar periódicamente los resultados de su gestión.
- Expedir los reglamentos que se crean pertinentes y necesarios para el normal funcionamiento del Fondo de Empleados.
- Ordenar la celebración o ejecución de cualquier acto o contrato, propio del objeto social de la identidad, según el límite que estatutariamente se le haya dispuesto a la gerencia.
- Liderar la estructuración e implementación del Plan de Desarrollo Estratégico y el PESEM del Fondo de Empelados
- Organizar y designar a los miembros de los comités que por ley sean necesarios o los que considere convenientes para el desarrollo de su labor.
- Elegir al Oficial de Cumplimiento, o al funcionario responsable de verificar el cumplimiento de las medidas para la prevención del riesgo LA/FT, según corresponda.
- Aprobar las políticas Niif
- Aprobar el Manual de Lavado de Activos y Financiación del terrorismo entregando las herramientas y apropiando los recursos que fueren necesarios para el efecto.
- Autorizar el ingreso (si el estatuto así lo contempla) y formalizar el retiro de asociados.
- Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, el estatuto, los reglamentos y los mandatos de la Asamblea.
- Rendir oportunamente informes de gestión a la Asamblea General.
- Dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre gestión integral de riesgos.
- Coordinar la política para la evaluación de los cuerpos colegiados.
Gerencia
Para el caso de los fondos de empleados de categoría plena, deben cumplir las siguientes exigencias como mínimo:
Gerencia
Siendo el representante legal del Fondo de Empleados, a la gerencia le corresponde la dirección y ejecución de las decisiones de la Asamblea General y de la Junta Directiva, dentro de las cuales entre otras, podemos destacar:
Responsabilidades de los Administradores
Comité de Control Social
Funciones
Las funciones señaladas al Comité de Control Social deberán desarrollarse con fundamento en criterios de investigación y valoración y sus observaciones o requerimientos serán documentados debidamente y con los argumentos legales, estatutarios y reglamentarios, a continuación se relacionan algunas señaladas en la Circular Básica Jurídica de la Supersolidaria y en el artículo 40 de la ley 79 de 1988.
Revisor Fiscal
Las funciones y atribuciones del revisor fiscal serán determinadas en el estatuto, siendo como mínimas las contempladas por el Código de Comercio y las propias de las organizaciones de la economía solidaria conforme a la normatividad vigente, así:
Funciones
- Cerciorarse que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la organización, se ajusten a las prescripciones de ley, los Estatutos, a las decisiones de la Asamblea General y de la Junta Directiva.
- Dar oportuna cuenta por escrito a la Asamblea General, a la Junta Directiva o al Gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la organización y en el desarrollo de sus actividades.
- Rendir al ente de inspección y vigilancia Estatal los informes a que haya lugar o le sean solicitados.
- Velar porque se lleve regularmente la contabilidad de la organización y las actas de las reuniones de la Asamblea, Junta Directiva y Comité de Control Social y porque se conserve debidamente la correspondencia de la organización y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.
- Inspeccionar asiduamente los bienes de la organización y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que la entidad tenga en custodia o a cualquier otro título.
- Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales de la organización.
- Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente.
- Convocar a la Asamblea General en los casos excepcionales previstos en los Estatutos y a reuniones extraordinarias de Junta Directiva, cuando lo juzgue necesario.
- Presentar a la Asamblea General un informe de sus actividades acompañados del dictamen del balance y demás estados financieros.
- Concurrir, a las sesiones de la Junta Directiva, cuando sea invitado o lo considere necesario, intervenir en sus deliberaciones, presentar sus apreciaciones o dejar constancias.
- Establecer controles que le permitan evaluar el cumplimiento de las instrucciones y políticas sobre prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo y presentar un informe trimestral a la Junta Directiva, sobre el resultado de la evaluación del cumplimiento de las normas e instrucciones sobre esta materia, igualmente deberá poner en conocimiento del empleado las deficiencias e incumplimientos detectados.
- Presentar informes a la UIAF
- Cumplir las demás funciones que le señalan la ley, el Estatuto y la Asamblea General y sean compatibles con su cargo.
- Firmar un Acuerdo de confidencialidad, que permita garantizar el manejo ético y prudencial de la información que por su cargo va a conocer.
Régimen Económico Estructura del Balance de un Fondo de Empleados.
Patrimonio (Decreto Ley 1481 de 1989, Artículo 15)
El patrimonio de los Fondos de Empleados se encuentra compuesto por:
Conforme a lo dispuesto en la Ley 454 de 1998, los Fondos de Empleados deben indicar en su Estatuto una suma de aportes sociales mínimos irreducibles, los cuales deben mantenerse durante toda la existencia de la organización.
Composición de Aporte y Ahorro Permanente (Decreto Ley 1481 de 1989, Artículo 16)
Ahorros Voluntarios (Decreto Ley 1481 de 1989, Artículo 22)
Inversión de los Ahorros (Decreto Ley 1481 de 1989, Artículo 23)
Devolución de Aporte y Ahorro Permanente (Decreto Ley 1481 de 1989, Artículo 17)
Aplicación de Excedentes (Decreto Ley 1481 de 1989, Artículo 19, Modificado por la Ley 1391 de 2010)
Los excedentes que se produzcan una vez cerrado el ejercicio económico con corte a 31 de diciembre de cada año se aplicaran de la siguiente forma:
Verificado el cumplimiento de estas premisas queda subsanado o no se incurre en ellas, se deberá utilizar así:
Responsabilidad (Decreto Ley 1481 de 1989, Artículos 16 y 21 Modificado por la Ley 1391 de 2010
Conforme lo anterior, para el caso de los Fondos de Empleados la responsabilidad se desarrolla en dos escenarios a saber: el primero de ellos referido a la responsabilidad de los Fondos de Empleados frente a terceros y el segundo de ellos referido a la responsabilidad de los asociados frente a los Fondos de Empleados.
Actividades y Servicios (Decreto Ley 1481 de 1989, Artículos 6, 22, 23, 24 y 25)
Sólo los servicios de previsión, solidaridad y bienestar social, podrán extenderse a los padres, cónyuges, compañeros permanentes, hijos y demás familiares, en la forma que establezca el estatuto o el reglamento emitido para el efecto.